Oleh Saepul Hamdi – Head of Communication & Partnership Greeneration Foundation

Pandemi COVID-19 yang telah lebih dari satu tahun lamanya menerpa dunia, termasuk Indonesia, jelas telah banyak mengubah tatanan kehidupan manusia, mulai dari gaya hidup, pola konsumsi, cara berkomunikasi dan berinteraksi serta beberapa kebiasaan lainnya.

Penerapan pembatasan fisik atau pembatasan sosial di masyarakat untuk membatasi penyebaran penyakit ini telah menuntut kita, termasuk organisasi-organisasi nirlaba, untuk mengubah cara berinteraksi menjadi serba virtual dan mendorong penggunaan berbagai media komunikasi digital di masyarakat khususnya dalam lingkup pendidikan dan pekerjaan.

Dengan dinamika yang agak  berbeda dengan perusahaan pada umumnya, misalnya dengan banyaknya gugus tugas di daerah yang jauh dari fasilitas daring yang memadai, organisasi nirlaba menghadapi tantangan tersendiri dalam berkomunikasi dan berkoordinasi.

Begitu juga yang terjadi di Greeneration Foundation, yayasan lingkungan dengan sekitar 30 karyawan di mana saya bekerja. Organisasi ini sudah memberlakukan WFH secara penuh tahun lalu, sempat menguji coba penjadwalan berkantor dengan jumlah karyawan yang dibatasi, sebelum akhirnya kembali memberlakukan bekerja dari rumah sepenuhnya sejak April lalu.

Perubahan cara bekerja dan berinteraksi ini membawa dampak yang cukup signifikan, terutama terlihat dalam meningkatnya ketergantungan atas komunikasi dan interaksi virtual. Beberapa temuan saya dan tim selama masa WFH ini di antaranya: terlalu banyaknya jadwal pertemuan virtual menjadikan kami merasa kurang produktif, kendala jaringan internet sering kali jadi hambatan, komunikasi yang tidak melibatkan indra secara langsung tak jarang menimbulkan kesalahpahaman, dan beberapa kendala lainnya yang membuat komunikasi berlangsung tidak efektif.

Untuk mengatasi ini saya mencoba beberapa hal, mulai dari menentukan skala prioritas menggunakan metode empat kuadran, membagi jadwal meeting menggunakan Google Calendar, memberlakukan daily update via WhatsApp, dan beberapa strategi lainnya, namun ternyata masih banyak lagi cara yang dapat kita tempuh untuk mengefektifkan komunikasi.

Belajar Menjaga Komunikasi Virtual Lebih Baik Bersama Maverick

Berkesempatan mengikuti acara Catalyst yang diselenggarakan oleh Maverick Indonesia belum lama ini telah menambah wawasan saya dalam memanfaatkan berbagai perangkat virtual agar komunikasi tetap berjalan efektif. Masukan dari dua narasumber  di acara ini, yakni Fuad Arrasyid sebagai Senior Consultant Maverick Indonesia dan Esther Samboh sebagai Public Policy Manager WhatsApp Indonesia, sangat relevan dan membantu.

Pentingnya mengidentifikasi media komunikasi digital berdasarkan umpan baliknya menjadi poin dasar yang saya pelajari dari Fuad. Memahami hal ini membantu saya menentukan strategi komunikasi ketika bekerja bersama tim. Saya pun meyakini hal ini dirasakan cukup relevan oleh  para peserta lainnya.

Tidak efektifnya komunikasi antar anggota dapat terjadi karena kita tidak mengetahui dan memahami perbedaan antara berbagai media komunikasi yang kita gunakan. Kita cenderung menggunakan satu alat komunikasi yang sama untuk menyampaikan tujuan komunikasi yang berbeda-beda. Pada akhirnya, maksud utama yang ingin kita sampaikan kadang tidak dapat ditangkap dengan tepat.

Fuad juga menjelaskan pentingnya sebuah minutes of meeting (MoM) pada setiap pertemuan daring. MoM menyarikan inti dari suatu pertemuan dengan menggunakan format poin-poin, membuatnya cukup efektif untuk dipahami atau dibaca kembali oleh para peserta. Selain itu menuliskan to-do list dan target waktu pada bagian akhir MoM juga dapat menjadi salah satu format catatan pertemuan daring yang efektif agar peserta diingatkan langkah lanjutan yang harus dikerjakan. 

Memahami Lebih Baik Fitur WhatsApp Messenger dan Manfaat WhatsApp Business

Dalam acara Catalyst, kami belajar bagaimana mengoptimalkan penggunaan media komunikasi yang selama ini sudah lazim digunakan dan mudah diterima oleh seluruh target audience kami. Salah satunya adalah pemanfaatan aplikasi pesan WhatsApp Messenger dan WhatsApp Business yang disampaikan oleh Esther Samboh.

Seperti halnya saya kira pada berbagai organisasi lainnya, WhatsApp telah menjadi salah satu platform komunikasi utama di Greeneration Foundation. Di Greeneration, kami memiliki beberapa grup di WhatsApp Messenger, mulai dari untuk tingkat manajemen eksekutif, departemen, divisi, grup utama yang berisi staf dari berbagai divisi, hingga grup-grup bersama komunitas dari berbagai daerah.

Pemaparan Esther mengenai fitur-fitur dan pemanfaatan WhatsApp Business juga memberikan pengetahuan baru yang membantu kami mengoptimalkan penggunaan platform ini. Salah satu hal yang menarik perhatian saya dari WhatsApp Business adalah fitur katalog yang memungkinkan pengguna menampilkan layanan, produk, program atau project yang dilaksanakan dalam bentuk visual. Fitur ini memungkinkan kami menampilkan hingga 10 gambar, lengkap dengan judul, deskripsi dan tautan yang dapat disesuaikan.

Bagi organisasi nirlaba seperti kami, fitur katalog WhatsApp Business dapat membantu kami mengkomunikasikan program-program kami, terutama untuk kampanye dan penggalangan dana, secara mudah dan sederhana kepada target audience kami, mengingat WhatsApp telah banyak digunakan oleh masyarakat umum.

Melalui WhatsApp dan aplikasi pesan lainnya, kami pun dapat berkomunikasi dengan tetap menunjukkan emosi dan ekspresi melalui penggunaan emoji atau stiker: suatu hal yang biasanya absen dari kegiatan komunikasi tertulis. Komunikasi secara tertulis melalui aplikasi pesan cenderung mengaburkan emosi atau ekspresi yang hendak kita sampaikan. Hal ini, jika ditanggapi secara berbeda, berisiko mengganggu hubungan antara sesama anggota organisasi, atau antara pengurus organisasi dengan target audience eksternal kami.

Melalui acara Catalyst ini kami menyadari bahwa penggunaan setiap fitur dan elemen dalam media komunikasi apa pun, termasuk emoji atau stiker, akan mampu meminimalkan kendala komunikasi daring, sehingga kami dapat tetap menyampaikan pesan-pesan kami secara efektif.